Datenschutzerklärung

Für die Website eventflow-app.de und die EventFlow-App · Stand: 10.10.2026

1. Verantwortlicher

Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns einfach an diese Adresse.

2. Besuch der Website

Wenn du eventflow-app.de aufrufst, verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Herkunftsseite, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und sie vor Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Seiten nutzen keine externen Schriften, keine Werbe- oder Social-Media-Einbindungen und kein Tracking über Cookies.

3. Besucherstatistik

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Informationsseiten, Impressum, Datenschutz) nutzen wir Vercel Web Analytics zur Reichweitenmessung. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Profile über mehrere Websites gebildet. Erfasst werden u. a. aufgerufene Seite, Herkunftsseite, Land, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser. Besucher werden nur über einen täglich wechselnden, nicht umkehrbaren Wert unterschieden.

Innerhalb der App (nach der Anmeldung) läuft diese Statistik nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, zu verstehen, wie unsere Seiten genutzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Zugang anfragen, Konto und Anmeldung

Wenn du über „Zugang anfragen“ einen Testzugang anfragst, erhalten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und, falls angegeben, deine Firma und deine Nachricht per E-Mail. Wir nutzen sie nur, um deine Anfrage zu beantworten und dir einen Zugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, die du im Formular gibst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bzw. die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für dein Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse und dein Passwort, das nur verschlüsselt (gehasht) abgelegt wird. Wir nutzen diese Daten, um dir den Zugang bereitzustellen und den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir senden dir E-Mails, die für die Nutzung nötig sind, z. B. zum Zurücksetzen des Passworts oder zu Einladungen. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche und speichern dafür kurzzeitig die IP-Adresse.

5. Daten in der App (Auftragsverarbeitung)

Unsere Kunden speichern in EventFlow eigene Daten, z. B. Kunden und Ansprechpartner, Projekte, Angebote und Rechnungen, Material und Crew. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen. Dafür schließen wir mit jedem Kunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ab, den er direkt in der App unterschreibt.

Wenn du als Crew-Mitglied, Freelancer oder Kunde eines EventFlow-Nutzers Daten bekommst (z. B. eine Einsatzanfrage, ein Angebot zur Online-Unterschrift oder einen Crew-Zugang), wende dich mit Fragen zu deinen Daten bitte zuerst an diese Firma.

Die Daten aller Firmen sind technisch voneinander getrennt. Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten.

6. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Vercel, Railway und Resend haben ihren Sitz in den USA; wie eine Übermittlung dorthin abgesichert ist, steht beim jeweiligen Anbieter.

Vercel Inc. (USA)

Auslieferung der Website und der App (Hosting, Region Frankfurt) sowie die Besucherstatistik aus Abschnitt 3. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für Übermittlungen in die USA gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Railway Corporation (USA), Rechenzentrum in der EU

Betrieb des Servers und der Datenbank, in der die Daten der App gespeichert werden. Server und Datenbank stehen in einem Rechenzentrum in den Niederlanden. Soweit Railway aus den USA auf Daten zugreift, ist das über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert, die Bestandteil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Resend (USA)

Versand von E-Mails aus der App, z. B. Passwort-E-Mails, Einladungen, Erinnerungen und auf Wunsch des Kunden Angebote und Rechnungen. Der Versand läuft über Rechenzentren in der EU (Irland). Resend (Plus Five Five, Inc.) ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich enthält der Vertrag zur Auftragsverarbeitung die EU-Standardvertragsklauseln.

STRATO AG (Berlin)

Versand von E-Mails über unseren eigenen Mailserver (SMTP) in Deutschland.

Programm-Bibliotheken für PDF und QR-Scan

Für einzelne Funktionen in der App (PDF erstellen, QR-Codes mit der Kamera scannen) lädt der Browser Programm-Bibliotheken von öffentlichen Servern nach: cdnjs (Cloudflare, Inc., USA), jsDelivr und unpkg. Dabei wird deine IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen. Es werden keine Inhalte aus EventFlow übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, zuverlässigen Bereitstellung dieser Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Verbindungen, die du selbst einrichtest

Einige Funktionen nutzen fremde Dienste nur, wenn du sie in den Einstellungen selbst verbindest:

• Buchhaltung (Lexware Office, sevDesk): Rechnungen und die dazu nötigen Kundendaten werden an dein Buchhaltungskonto übertragen.
• E-Mail-Postfach: Wenn du ein eigenes Postfach verbindest, ruft EventFlow deine E-Mails ab und versendet über deinen Mailserver. Die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt.
• Privater Kalender (Google, iCloud, Outlook): EventFlow liest deine Termine regelmäßig ein, um „belegt“ in der Dispo anzuzeigen. Inhalte der Termine werden anderen nicht angezeigt.
• Mitteilungen aufs Handy (Push): Wenn du sie erlaubst, laufen sie über den Push-Dienst deines Browsers bzw. Geräteherstellers (z. B. Apple, Google, Mozilla).

Für diese Dienste gelten zusätzlich deren eigene Datenschutzbestimmungen. Du kannst jede Verbindung jederzeit in den Einstellungen wieder trennen.

8. Speicher im Browser, keine Cookies

EventFlow setzt keine Cookies. Damit du angemeldet bleibst, speichert die App deine Anmeldung im lokalen Speicher deines Browsers (Local Storage), außerdem Einstellungen wie das gewählte Design oder die zuletzt genutzte Ansicht. Diese Daten bleiben auf deinem Gerät und werden nicht zu Werbe- oder Statistikzwecken ausgewertet. Beim Abmelden bzw. über die Browser-Einstellungen kannst du sie löschen. Das ist für die Funktion der App unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

9. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Konto- und App-Daten löschen wir nach Ende des Vertrags, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. für Rechnungen bis zu 10 Jahre). Gelöschte E-Mails im Papierkorb der App werden nach 30 Tagen endgültig entfernt.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten, auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses zu widersprechen (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreib uns dafür an info@rorbach-events.com.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.